Em 2022, evoluímos com automatização, inteligência artificial e análise de dados para dar suporte à atividade jurídica em um ambiente seguro, sem deixar de lado os benefícios da experiência humana.
Nossa arquitetura tecnológica é fundamental para que possamos nos preparar para os novos desafios. Uma estrutura que, além de oferecer inovação, dinamismo e excelência aos profissionais e clientes, garante diligência na proteção de suas informações, chancelada por certificações nacionais e internacionais.
O compromisso de proteger a privacidade e os dados dos clientes se reflete em nossa cultura, envolvendo um incremento contínuo em ferramentas, processos e capacitação de pessoas. Nosso Programa de Conscientização em Segurança da Informação engloba treinamentos frequentes sobre privacidade de dados, entre outros temas e, a partir de 2022, incluiu o tema de atuação no trabalho híbrido. Com o retorno aos escritórios dentro do novo modelo, tornou-se fundamental a capacitação dos profissionais nesse item para manter o acesso seguro.
Também investimos em infraestrutura tecnológica para permitir eficiência operacional tanto no presencial quanto à distância. Em todas as etapas dessa fase de retorno ao escritório, propiciamos um acolhimento que impactou o mínimo possível na fluidez dos negócios, garantindo conforto para os times, além de versatilidade na maneira de receber e atender os clientes.
Em outra vertente, continuamos a ampliar o foco em planejamento e gestão de soluções de segurança e integridade. Combinada ao comitê sobre o tema, que conta com um alto engajamento da liderança, uma equipe dedicada à segurança da informação – com profissionais que possuem certificações internacionais – aumenta a visibilidade da pauta no Mattos Filho e consolida nossa atuação como referência em sigilo e manuseio de dados. Tudo para oferecer mais conforto e segurança aos nossos clientes.
Em 2022, renovamos a ISO 27001, confirmando a construção de um espaço confiável para operar, guardar e processar as informações. Em todo o processo, contamos com o suporte de uma consultoria especializada, quando foi realizado um diagnóstico de ambiente e do grau de maturidade dos controles e da segurança da informação.
No fim do ano, uma certificadora independente fez uma auditoria geral e atestou a conformidade do escritório com as exigências da norma.
Lidamos com um alto fluxo de informações confidenciais e estratégicas todos os dias. Para salvaguardar seu devido uso e proteção, possuímos um projeto de compliance que investe continuamente em tecnologias para monitorar o tratamento de dados, controlar acessos à sua estrutura interna e prevenir procedimentos inadequados de maneira ininterrupta.
Um dos focos de atenção do nosso programa de governança é acompanhar as diretrizes e orientações da Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) para constantemente adequar os processos internos com vistas ao pleno atendimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Com frequência, dentro do contexto da ISO 27001, mapeamos as práticas do escritório para verificar as condutas dentro de cada uma delas, no intuito de assegurar que seus processos e padrões permaneçam em conformidade com a legislação.
A análise funciona como se cada área tivesse uma “consultoria personalizada”, de acordo com suas necessidades e maneiras de usar os dados. Na sequência, são realizadas reuniões com os times para relembrar conceitos e procedimentos importantes na manutenção do ambiente seguro.
Para reforçar os pontos de atenção, lançamos uma cartilha LGPD, com tópicos importantes sobre segurança, além de responsabilidades e apresentação da estrutura definida pelo escritório para lidar com o tema. De uso consultivo e diário, traz ainda orientações sobre tratamento de dados pessoais, no caso de terceiros requerendo ou questionando o uso das informações.
Segundo Leonardo Brandileone, diretor da área de Tecnologia e Conhecimento, dois importantes pilares de nossa estratégia de TI em 2022 foram a organização e o uso de dados dentro do escritório.
Com foco nessa evolução, uma equipe dedicada realizou (e continua realizando) um mapeamento dentro das áreas jurídicas e administrativas para identificar suas rotinas e propor o uso de tecnologias que agilizem tarefas, de modo que os profissionais se dediquem a atividades mais estratégicas, enquanto softwares e plataformas assumem outras funções mais operacionais.
A fase atual de transformação digital do escritório inclui a criação de uma série de dashboards com olhar para gestão de pessoas, eficiência financeira, produtividade e informações de mercado. Ferramentas que possibilitam uma melhor estruturação de nossas bases para organização do conhecimento e apoio à tomada de decisões.
Tivemos avanços importantes em 2022, com uso estratégico de dados e maior automação de processos. Nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) na nuvem passou a oferecer novas funcionalidades e maior segurança para os profissionais, com guarda automática de e-mails e organização por temas, além de maior agilidade nas buscas; novo portal de pesquisa; e crescente mobilidade, com acesso via smartphone.
“Fortalecemos o modelo que leva em consideração a automação e a simplificação de processos, ampliando esforços para sermos ainda mais ágeis e assertivos nas soluções propostas internamente e para nossos clientes”
“É, sem dúvida, uma nova forma de trabalhar e de exercer a advocacia. Na medida em que combinamos soluções jurídicas complexas com o manuseio de recursos tecnológicos avançados, há um ganho muito grande. Reconhecemos uma atmosfera de enorme impulso criativo e de produtividade no escritório, que se reverte em trabalhos cada vez mais bem elaborados, ágeis e eficientes para o cliente”
